2015年10月9日

中小企業が本気で「ペーパーレス」に挑戦した!オフィス移転で業務を変える

投稿日:2015年10月9日

残業を減らすオフィス
「iPadビジネス活用サービス」をiTEMと共同で運営しているネットブレインズ(本社:東京)のオフィスが移転しました。

新しいオフィスのテーマはもちろん「Smart Cloud Work」。
中小企業でも実現可能な最新オフィスのトレンドを可能な限り盛り込み、セキュリティも万全。これからの中小企業の新しい働き方の指標となるようなオフィスを目指しました。

移転を機に本気で取り組んだペーパーレス

今回のネットブレインズのオフィス移転では、過去に例を見ないほどのたくさんの改革を行ないました。

【移転で取り組んだ改革指標】
・限られたオフィススペースを有効に活用する
・業務効率をあげて残業時間を減らす
・会議室や打合せスペースを充実させる
・営業効率を上げるために自由出社にする
・従業員の業務の可視化を実現する、、、等々

このオフィス移転プロジェクトで掲げた指標を実現するために、さまざまなアイデアを検証していきました。すると、解決すべき大きな課題(ボトルネック)が見つかったのです。

その大きな課題とは、「業務から紙文書をなくす」ことでした。

ネットブレインズは、ペーパーレス化を実現できれば、今回のオフィス移転で取り組むべき改革指標の大半は解決出来るという結論に至りました。

ビジネス改革の第一歩は、紙の文書をなくすこと

一般的にペーパーレス化というのは、複合機のコピー枚数を減らすことなのでは?というイメージがあります。しかし、昨今ではペーパーレスは、業務効率や情報共有を促進するための重要なファクターであり、企業が取り組むべき最重要課題といえます。

【業務における紙文書の弊害】
・スマートフォンやタブレットでの情報共有の促進を妨げる
・承認・決裁、回覧などに時間がかかり過ぎて、決断の遅れを招く
・保管に物理的スペースが必要でオフィスの有効活用を妨げる
・必要な情報に辿り着くまでに無駄な時間を費やしてしまう
・重要書類の閲覧などの管理に物理的手間がかかる、、、等々

一例ではありますが、このように紙の文書は、ビジネスシーンの業務効率化、情報共有化の弊害となっているのです。

また、2017年から施行されるマイナンバー制度で、行政サービスのペーパーレス化が一気に加速され、情報のやり取りはデジタルドキュメントが当たり前になります。ペーパーレス化に立ち後れることは、企業にとっても大きなマイナスになります。

働き方を変えないとペーパーレスは実現できない

ペーパーレス化の真の目的は、業務改革です。コピー機使用を禁止したり制限して、紙の使用を減らしても全く意味がありません。紙の文書を使用せずに業務を行える環境が必要なのです。

そこで、ネットブレインズの新オフィスでは、ペーパーレス実現のために、オフィスの備品をいくつか撤去し、就業規則やルールを変更しました。

【ペーパーレス化のために撤去した備品】
・ゴミ箱をなくした
・机は長机に変更(フリーアドレス)
・キャビネットを撤廃
・固定電話を撤去し、スマートフォンとソフトフォンに変更
・タイムカード(打刻式、タッチ式)を撤去

【変更した就業規則やルール】
・仕事の時間は自分で決める(裁量労働)
・業務日報や活動履歴をオンラインで送信
・机の上に何も置かない
・社内連絡は、原則SNSを利用

ゴミ箱をなくしたり、就業規則を変えてまで、徹底的に紙文書が必要のない職場環境の構築を進めていったところ、業務における多くの無駄が軽減され、オフィス移転を機に掲げた業務改革の大半は達成されました。

新オフィスは、フリーアドレスで空間を効率よく利用

ネットブレインズの旧オフィスは、下図の通り島型レイアウト。会議室も狭く少し窮屈な印象がありました。

ネットブレインズ:旧オフィス
新しいオフィスは、メインをフリーアドレスにし、セキュリティロッカー、セキュア無線LAN、入退室管理システム等を導入しました。

スマートオフィスで業務効率化を実現

コミュニケーションスペースは、大幅に拡張

新オフィス施工に辺りネットブレインズでは、SNS、ストレージ、入退室等、さまざまなクラウドサービスも積極的に導入し、ペーパーレス化や業務効率化を実現させる一方、会議室やミーティングスペースを大幅に拡張させ、社内コミュニケーションを活性化させる施策も実施しました。

やはり、新しい提案やビジネスの付加価値を生み出していくには、対面コミュニケーションが必要不可欠。書類の保管場所が不要になった分、それらをコミュニケーションスペースとして有効に活用できるようになったという側面もペーパーレスの効果といえるでしょう。

【オフィスの見学できます】

ネットブレインズの「Smart Cloud Work」をテーマとした新オフィスは、施設を体験・見学することができます。

スマートデバイスで業務を変えたい、残業を減らしたい、効率的な情報共有を行ないたい等々、、ビジネス改革を真剣に検討されている中小企業さまで、見学を希望される場合は、下記より、お問い合わせください。

【2016.6.22追記】
こちらの記事を見て実際にペーパーレス・オフィスに見学にお越しいただいた企業様がいらっしゃいます。その時の質疑応答をまとめた記事も併せてご覧下さい。
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