2016年4月2日

そこの新人くん!スマホでメモ取りはビジネスの資質を疑われるから気をつけて

投稿日:2016年4月2日

スマホはビジネスの武器ではなく単なる道具だよ
4月になりました!毎年このシーズンになると職場に新人が配属され、社内外でいろいろやらかしてしまう「新入社員トンデモエピソード」が話題になります。もう70年くらいは続いていると思われる社会の風物詩です。

まあ、学校というほぼ同世代しかいない画一的なコミュニティから、一気に老若男女が入り混じる多様で営利を求める複雑な環境に変わるので右往左往しないほうが希であるとは思います。

そして、最近のトンデモエピソードで目立つのは「スマホの写メでメモ取りする新人」でしょうか。賛否拮抗しているようです。やはり新しいガジェットは、それに対する認識が世代ごとに異なるので意見が分かれるのは必至ですね。

「写メでメモ取り」スマートデバイスをビジネスで大いに活用してもらうことを啓蒙してる当サイトの意見は「否」です。今回は、写メでメモ取りがダメな理由をテーマにしつつ、ビジネスに活かせるスマホの使い方のあるべき姿を紹介します。

写メでメモ取りはなぜダメか?

ダメな理由は2つあります。ひとつは、それを批判する人と肯定する人の割合が半々だからです。二つ目は、どのような方法であれメモをしっかり記録している輩に優秀な人は、皆無だからです。

簡単に説明すると、現時点において半数近くの反感を買うことをトレードオフにしてもメリットのある所業なのか?という精査をした上で出した結論であればビジネスセンスを疑うし、そのような精査すらしていないのは論外。

そして、メモ取りの本質は正確に記録することではなく人の話を聞きながら自分の頭で考えることの訓練であり、メモ自体はそれを補完する行為に過ぎないからです。

大事なのは信頼獲得と問題解決

写メでメモを取ることが否ということにまだ納得いかない方に、もう少し具体的な事象を踏まえて説明しましょう。

優秀なビジネスマンの素養とは何か?

結果を残せる!対応が素晴らしい、行動が早いなど個別の事象を見ていけば、数限りなく表現はありますが、本質的には2つのエッセンスだと思っています。

(1)誰よりも早く「信頼を得ることができる」
(2)誰よりも早く「問題点を発見し、解決できる」

(1)と(2)は相関関係にありますが、会社員、フリーランス、自営業など業態は何であれ究極はこの2つに帰結します。

(1)信頼獲得について
ビジネスにはトラブルがつきものです。想定外のことが起こるのも日常茶飯事。そういう前提で約束したことを履行するのが基本です。なるべくトラブルが起こらないようにする、トラブルが起きれば可能な限り早期に解決する。これが信頼であり問題解決能力、つまり優秀であるという証左となります。

たとえば、いつも始業時間ギリギリに出社する行為は、労基法上問題なくても信頼を得ることはできません。時間に余裕を持って行動しなければ、通勤手段に些細なトラブルが起きただけで遅刻してしまいます。遅刻回数も時間に余裕を見て出社してくる人よりもギリギリ出社の方が統計的に多いのではないでしょうか。

もうおわかりだと思いますが、こういう人にはいい仕事は巡ってこないし、任せようとも思われません。ビジネスにおいても時間に余裕をもたず行動するため、事前準備やリスクヘッジがおろそかになり、問題を起こしたり、失敗する可能性が極めて高くなるからです。

(2)問題解決について
ビジネスにおける先行優位性は、時に莫大な利益をもたらします。チキンラーメン、ウォークマン、ポストイット、iPod&iTunes、iPhoneなど、例を上げれば枚挙に遑がありません。ビジネスとはまさに、時は金なり(Time is Money)なのです。

極論すれば、問題解決の割合が70%でも先行して提出する方が、遅れて提示された90%よりも大きな価値があるのです。

これをメモ取りに関連付けてみましょう。まず、写メでメモを記録する人に聞いてみたいのですが、ミーティング時にホワイトボードに書かれた内容を写真にとってどうするんでしょうか?その情報をあとで見直ししたり、何か分からないことが起こったときに引っ張り出してくるのか?

あとで見直している間にも、時間は過ぎていきます。もしかしたらメモした刹那に状況が変わって、メモの内容は意味のないモノになっていることもビジネスではよくあることです。

ビジネスの場で飛び交っている情報は、生き物なのです。その情報に触れた瞬間に自分の頭で考え何が分からないか、何が足りないか、何をすべきかなどを判断していかなければ、他者(他社)に先んじて価値を生み出すことなど到底ムリな話です。

故に、写メであろうが手書きのノートであろうが、メモをしっかり記録する人の能力は懐疑的というわけです。

他にも、スケジュール管理の本質は、約束を正確に履行するため、移動ルート検索するのは、時間通りに行動するためなのです。それらにスマホを使用するのは、他の方法より短時間で効率的に実施できるからです。

スマホは武器ではなく道具

未だに根強く残っているのですが、ホームページやブログを開設すれば仕事が舞い込んでくると思っているビジネスパーソンは少なくありません。同様に、スマホやMacBookを代表とする先端のデバイスを使っていれば価値のあるビジネスをしているという勘違いの人も新人に限らず多く存在します。

ネットもスマホもビジネスの価値を生み出す武器ではなく、効率よくビジネスを営むことを促進する道具に過ぎません。

イノベーションを起こすのは常に人々の創意工夫と努力であって機械やツールではないのです。便利な道具であればあるほど、それを上手に使いこなせる高度なリテラシーを身につけることこそが同僚に差をつけ優秀なビジネスパーソンへと成長していくひとつの可能性といえます。

ビジネスで成果を出すためにいくつか問題点がある、その問題をより短時間で効率的に解決するには、○○でXXできれば解決時間が早まる、情勢が有利になるなどとイメージできれば、スマホに限らずあなたは、上手にビジネスツールやガジェットを使いこなすことができるでしょう。



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