・口頭で説明できることを、わざわざ報告書に仕上げている。
・毎年、毎月行われるルーチン業務に余計な時間をかけている。
・同じような書類の作成を複数の従業員が行っている。
・会議や会議の準備に必要以上の時間を費やしている。
・顧客からの電話があっても、担当者が不在ですぐに答えられない。
労働生産性を上げるには、上記のようなコミュニケーションを代表とする業務の無駄を排除することが重要な課題となります。
業務におけるあらゆる無駄を省き、企業のコアコンピタンスにリソースを集中させること、それが「WQC™（ワーク・クオリティ・コントロール）」。IT-Officeではこの目的を実現するため、オフィス環境改善、業務改革のご提案、IT活用サポートなどのサービスを行っています。
●「WQC™（ワーク・クオリティ・コントロール）」とは？
「WQC」を活用した業務効率化は下図のようなプロセスで進めます。
まず「業務の無駄診断」調査を行い、無駄の現状把握や不足能力の分析を行います。そこでやらなくていい業務があれば直ちにやめ、行うべき業務は「非定型」「定型」に分類します。
「定型業務」とは、データ入力や伝票整理など、難しい判断は必要とせず、マニュアルさえあれば誰もができる業務。ここには積極的にITを導入して自動化・効率化を図ります。
「非定型業務」とは、企画立案や対外的な折衝など、個人の判断や思考を伴う業務。非定型業務については、効率化を図りつつ、情報共有基盤を構築しベストプラクティスを蓄積し、それを活用するという習慣づけを行うことで、業務品質の向上を図ります。
このようなかたちで業務を効率化・可視化し、BPR（業務の再構築）を実現するのがWQC。実施後は成果を検証・分析し、修正していく作業も重要になります。
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| WQCの進行プロセス |
●ワンポイント解説WQC™
「イライラする会社」を「イキイキとした会社」へ毎日忙しいのに成果が上がらず、社内全体に疲労感が漂っている。その原因は、業務を「可視化」できていないことにあります。そんな問題を「WQC™」が解決します。
会社の雰囲気が悪い原因は？
社員の間に少しずつストレスが溜まり、働く気をなくしてしまい、より仕事の効率が悪くなり、業績が悪化し……という悪循環に陥ってしまうからです。この問題の大きな原因は、業務を「可視化」できていないことにあります。
例えば1枚のレポートを作成するのに、どれくらいの時間をかけ、どのように仕上げるべきかルールやマニュアルが用意されているでしょうか。決まっていなければ、作業する社員は明確な目標や成果もわからず、非効率的なやり方をしている可能性があります。
レポート作成の作業時間や品質は人によってバラバラで、上司は業務の内容を客観的に評価することができません。正しく評価されなければ、社員はやる気を失います。
業務が可視化されていないことで、業務の無駄が多くなり、残業ばかりが増え、人件費が増加するばかりか、社内に“イライラ”が蔓延することにもつながってしまうのです。
そんな状況に効果を発揮するのが「WQC™」です。
WQC™の手順例
WQC™では下図のように、「業務の無駄」を発見することからスタートします。その後、業務の内容を分析し、「定型業務」「非定型業務」に仕訳けします。「定型業務」は、業務プロセスを可視化し、マニュアルを作成したり、ワークフローシステムなどのITシステムを使って徹底的に効率化(標準化)します。
「非定型業務」を効率化するには、経験やアイデアを“可視化”する情報共有基盤が必要です。例えば、IT-OfficeのVKM™、社内Wikiなどを導入し、ベストプラクティスの蓄積やコミュニケーションの活性化を図ります。
さらに、社員の高いモチベーションを維持する仕掛けとして、MSD™によって最適なオフィス環境を構築します。
まずは、無料の「Web無駄診断」であなたの会社の無駄を明らかにするところから始めてみてはいかがでしょうか？
