『NC』『ASP』『SaaS』ITに詳しい方はご存知だと思いますが、CLOUD(クラウド)と同じ意味で使われていた言葉です。1990年代後半、サン・マイクロシステムズ(2010年にオラクルにより吸収合併)が提唱していた『The Network is The Computer』が始祖だったはず。
「コンピュータはネットワークにつながり、ネットワーク上でさまざまなサービスを利用できるようになる」という現在では当たり前になりつつあることを20年以上前から予測していたのですね。
iPhoneやiPadなどで利用できるiCloudなどは、身近なクラウドサービスですが、ビジネス分野においても業務効率化やコストダウン効果の高いクラウドサービスが続々と登場しています。
当サイトでは、新企画として効率化やコスト削減効果が高く、スマートデバイスとの相性の良いクラウドサービスを『CLOUDでビジネスを変える！』というテーマで適時紹介していくことにしました。今回はその第1弾をお届けいたします。
誰でも出来る業務はクラウドに代わってもらう
一般的に業務を効率化する場合、タスクを標準化して、人が変わっても業務が回るしくみを構築するのですが、もう一歩進んで標準化したタスク自体をクラウドソーシングすることをおすすめします。
タスク標準化では業務効率化を図れますが、クラウドソーシングでは、それに加えて大幅なコスト削減が可能です。特に誰がやっても同じ業務で、会社の独自性を生み出さないであろうタスクに関しては効果が一層期待できます。
請求書の印字・投函が面倒
さて、当社は、兵庫県に本社がありますが東京にも事業所があります。東京事業所の経理業務に関しては、多いときで請求書が10数件くらいなので人を雇うほどでもないですが、かといって事業所の誰かに兼任してもらうのも面倒という微妙な状況でした。
これまでは、お得意様のクラウドサービスを利用していましたが、サービス中止となり別のサービスを探すことになりました。
経理業務の中で特に面倒を感じたのは、請求書の郵送。送付書・納品書・請求書や宛名ラベルをプリントアウトして封筒に入れる。切手を貼って郵便局のポストに投函する業務。決まった日のルーチンワークにもできず、納品ベースなので、月末の微妙なタイミングでは翌月繰り越しになることもあるので、ホント煩わしいのです。
会計ソフトと連動して見積書・納品書・請求書を管理できるクラウドサービスは、数多く存在しますが、弊社の場合、この請求書を郵送する業務をなんとかしたいというのが重要でした。
検討した結果、選んだのがこれ
【初期費用0円！月額利用料0円！】クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca
さっそく使ってみたのですが、予想以上に使い勝手がよかったです。
請求書発行代行サービスは効果大
「Misoca」の実際の使い方をご紹介していきます。
まずは、アカウントの作成。フリーランスや個人事業主でも利用可能なのでfacebookやTwiterアカウントでも登録出来ます。
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| MIsocaアカウント登録画面 |
忘れておりました。このサービスは、作成した見積書をFAXで送るとか請求書を郵送してもらうサービス以外は、基本無料なのです。正直これはいろんな意味で凄いサービスだと感じました。おそらく今後、さまざまな付加価値のあるサービスをアドオンして収益に繋げていく方向なのだと思います。個人的には、その将来のサービス戦略の話を取材してみたいですね。
課金サービスへの支払い方法は、クレジットカードとPayPalが選べるようになっています。
基本的な登録が終わったら、取引先情報のデータ移行を行います。旧ツールがCSVデータの書き出しに対応していればOK。
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| CSVから取引先情報の一括作成が可能 |
次に、ドキュメントの基本情報の記入。ロゴや印章データをアップロードすれば、請求書に反映されます。
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| Misoca基本情報の入力画面 |
以上で、見積書や納品書、請求書の作成がオンラインで出来るようになります。PDF書き出し、メール送信、印刷、FAX送付(見積書)、郵送代行(請求書)などさまざまな出力・発行が可能。個人的に気に入った点は、請求書のデザインが数種類あること。発行する請求書ごとにデザインを選べる自由度もあります。
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| 発行する請求書ごとにデザインが選べる |
それで、肝心の請求書発行の郵送代行サービスを何通か利用してみました。郵送指示の受理、発送済みなどのステータスはメールで送られてきます。ブラウザでも確認出来ます。発送までのタームは、郵送指示を行った翌日には投函されているようです。
Misocaの発送ステータスのログ機能が凄い
メールやブラウザで履歴が閲覧できるMisocaの発送ステータスは、かなり強力な機能です。
だれもが経験したことあると思いますが、入金日に振込がなくてお客さまに確認すると「請求書が届いていない」という返答。経理担当に請求書を送ったのかどうか確認しても「多分送ったはず」という曖昧な回答。担当の指示漏れか、経理のミスか郵便配達が原因がわからないので、建設的な対処方法が見つからず、定期的に同じような事を繰り返す。
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| Misocaの発行履歴ログ |
その他、処理済み、請求済み、未入金といったステータス管理もできるし、弥生やfreeeなどの会計ソフトとも連携しているので、中小規模であれば満足度の高いサービスだと思います。
ひとつ不満があるとすれば、単一アカウントでしか利用できないこと。弊社は小さいながらも法人ですので、複数の人間がアクセスします。その際、同じアカウントでしかログインできないのは、ガバナンス的にはマイナス。早期複数アカウントでの利用ができるのを期待したいところです。
フリーランスや個人事業者に強力なメリット
もう一つMisocaには、有料になりますが「回収保証」と「代金回収サービス」という特筆すべき機能があります。個別に見れば類似サービスはいくつもありますが、請求書発行システムと連動していることろがいい。
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| Misoca回収保証のサービス概要 |
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| Misoca代金回収サービスの概要 |
案件の発生から受注、請求、案件完了(入金)までに関連する面倒なタスクをすべてMisocaが良心的な費用で代行してくれる。ちなみにクラウドサービスなので、スマホからでも使えます。ちょっとしたすきま時間に見積書を作成しておくとか、入金の確認ステータスをチェックするとか、時間も有効に活用できます。
Misocaは、中小規模の法人よりもフリーランスや個人事業者の方がメリットが大きいかもしれません。有料機能を使わなくても利用できるので、興味のある方はお試し登録してみてください。
